تحریر نو - بررسی سامانه ثبت الکترونیک ثبت اسناد و موارد نقض قانون در آن

بررسی سامانه ثبت الکترونیک ثبت اسناد و موارد نقض قانون در آن

اشکال اساسی قانونی سامانه آن است که برابرقوانین مربوطه منظور از تاسیس سامانه الکترونیکی مزبور تنها ثبت اسناد بوده و نه تنظیم اسناد ولی متاسفانه سازمان ثبت برخلاف قانون موضوع تنظیم اسناد را هم‌ در سامانه گنجانده و دفاتر اسناد رسمی را مجبور نموده تا اسناد را نیز در سامانه الکترونیکی تنظیم‌نمایند.

تحریرنو ؛ بنده از همان ابتدا که سامانه ثبت الکترونیک‌ اسناد توسط سازمان ثبت راه اندازی شد ضمن تدوین‌مقاله ای مفصل در شماره ۱۳۶و ۱۳۷ ماهنامه حقوقی کانون در دی ماه سال ۱۳۹۱ و نیز طی مصاحبه ای که در خبرنامه کانون منتشر شد عمده ترین اشکال آن را یک اشکال قانونی اعلام‌ نمودم که غیر قابل چشم پوشی می باشد ولی متاسفانه از سوی کانون سردفتران و سازمان ثبت یا قوه قضاییه یا دولت هیچ توجهی بدان نشد و سامانه الکترونیکی برخلاف قانون به اجرا در آمد و با اجرای آن بسیاری از قوانین و مقررات زیر پا نهاده شد و می شود و حال به جایی رسیده ایم که سخن از تحمیلات ناروای غیرقانونی بیشتر وبیشتری به سردفتران توسط سازمان ثبت می رود و اندک اندک سردفتران دارند به کارمندان ربات گونه سازمان مبدل می شوند. در حالی که کارمند دولت و اداره ثبت نیستند.

اشکال اساسی قانونی سامانه آن است که برابرقوانین مربوطه منظور از تاسیس سامانه الکترونیکی مزبور تنها ثبت اسناد بوده و نه تنظیم اسناد ولی متاسفانه سازمان ثبت برخلاف قانون موضوع تنظیم اسناد را هم‌ در سامانه گنجانده و دفاتر اسناد رسمی را مجبور نموده تا اسناد را نیز در سامانه الکترونیکی تنظیم‌نمایند.

همانطور که همکاران‌گرامی واقف هستند ثبت سند به معنای رسمیت بخشیدن به اسناد می باشد که یک وظیفه و امر قانونی است ولی تنظیم سند یک وظیفه فنی و تخصصی است که سردفتران به عنوان مامور و کارشناس رسمی دولت می توانند با درایت و تخصص و تجربه لازم از عهده آن بر آیند.

در گذشته سردفتران خواه در زمانی که کامپیوتر وجود نداشت و خواه زمانی که شروع به استفاده از کامپیوتر نمودند می توانستند رآسا نسبت به تنظیم اسناد متقاضیان در محیط کاملا امن و خصوصی با تخصص وتجربه لازم و کافی اقدام نموده و سپس پیش نویس اسناد تهیه شده را در دفاتر ثبت اسناد وارد نموده و با انجام تشریفات قانونی مقرر بدانها رسمیت ببخشند.

اما پس از تاسیس سامانه سردفتران مجبور شده اند که وظیفه تنظیم سند را نیز در فضای داخل سامانه به انجام برسانند که همکاران‌محترم به خوبی از مسائل و مشکلات و هزینه ها و استهلاکات و اتلاف اوقات و خسارات فراوان آن اطلاع دارند.

بنابراین تاکید می نمایم:

الف .در مقررات مذکور هیچ اشاره یا تصریحی به لزوم تنظیم اسناد در سامانه الکترونیکی نشده بلکه تنها ثبت اسناد در سامانه ضروری دانسته و اعلام شده است.

ب. تنها ثبت اسناد راجع به معاملات اموال غیر منقول در سامانه الکترونیکی لازم‌ دانسته شده نه اموال منقول و سایر اسناد

ج. درباره ثبت اسناد اموال غیر منقول هم موضوع الکترونیکی شدن به دو موضوع خاص منحصر شده است که عبارتند از:

۱. استعلام ثبتی باید الکترونیکی انجام شود و پاسخ آن هم باید به دفاتر اسناد رسمی بصورت الکترونیکی ارسال شود

۲.خلاصه معامله باید بصورت الکترونیکی ارسال و در دفاتر الکترونیکی وارد و ضبط و بایگانی شود.

بنابراین رویه سازمان ثبت در تاسیس سامانه و نحوه اجرا و اداره و موضوعات مورد عمل سامانه برخلاف قانون بوده و ضرورت دارد که کانون سردفتران در این باره با حمایت سردفتران گامهای عملی برای تصحیح و اصلاح رویه غلط و غیر قانونی مزبور بردارد و نباید فرصت را بیش از این بسوزاند والا هیچگاه نخواهد توانست در آینده جواب مردم و سردفتران و آیندگان را بدهد.

بازهم تاکید می کنم بر اساس قوانین مرتبط سامانه الکترونیکی تنها برای ثبت اسناد راجع به معاملات اموال غیر منقول باید طراحی و به کار گرفته شود آن هم در حد استعلام ثبتی الکترونیکی املاک و صدور پاسخ استعلام الکترونیکی و نیز ارسال خلاصه معامله الکترونیکی و ثبت آن در دفاتر الکترونیکی نه بیشتر بنابراین هر آنچه که اضافه بر این در سامانه صورت می پذیرد برخلاف قانون دارد انجام می شود و فاقد وجاهت قانونی است پس اگر در حدی که قانونگذار معین کرده بخواهیم از سامانه استفاده کنیم مسائلی مانند استفاده از اثر انگشت برای راه اندازی سامانه اهمیتی نداشته و مشکلی ایجاد نخواهد کرد.زیرا در طول روز در دفترخانه تنها برخی اسناد راجع به اموال غیر منقول تنظیم و ثبت می شود و لذا استفاده از اثر انگشت نیز به جایی بر نخواهد خورد هر چند که این کار زائد است و موجب اتلاف وقت مراجعین و ایجاد وقفه و طولانی شدن یا عدم انجام خدمات ثبتی در بسیاری از مواقع و هزینه های مضاعف به مردم و سردفتران خواهد شد اما اساسا نیاز به قانونگذاری دارد و اداره ثبت نمی تواند با زیر پا گذاردن قوانین اموری که به مزاجش خوش می آید را به دفاتر اسناد رسمی تحمیل نماید .

امیدوارم سازمان ثبت به این نکات توجه نموده در تصمیم خود تجدید نظر نماید

توضیح مطلب آن است که براساس قانون سازمان ثبت حق ندارد دفاتر اسناد رسمی را مکلف کند که موضوع تنظیم اسناد را در سامانه الکترونیکی ثبت آنی به انجام برسانند بلکه تنها براساس قانون وظیفه دارد دفاتر را موظف کند که نسبت به ثبت معاملات اموال غیر منقول در محدوده معینی عمل نمایند آنگاه آیا ما باید به این اجحاف غیر قانونی در خصوص تنظیم کلیه اسناد رسمی در سامانه گردن نهیم.؟؟؟

در ماده ۵ قانون حد نگار که آخرین قانون در باره نظام ثبت الکترونیک اسناد در کشور است چنین مقرر شده است

ماده ۵- سازمان مکلف است کلیه اقدامات حقوقی و ثبتی انجام شده بر املاک موضوع این قانون اعم از تغییرات، انتقالات، تعهدات، معاملات اعم از قطعی، شرطی و معاملات دیگر، تجمیع، افراز، تفکیک، اصلاحات و غیره را که به صورت رسمی انجام می‌شوند در نظام جامع به طور آنی ثبت کند و پس از تکمیل و بهره برداری از نظام جامع، کلیه استعلامات ثبتی را به صورت آنی و الکترونیک پاسخ دهد.

ملاحظه می فرمایید که اولا تکالیف سازمان ثبت متوجه ثبت اسناد است نه تنظیم سند یعنی تنها رسمیت دادن به اسناد مد نظر قانونگذار است نه نحوه و چگونگی تنظیم سند

ثانیا تنها ثبت امور حقوقی ومعاملات راجع به املاک مورد نظر قانون گذار است و لذا به ثبت الکترونیکی سایر اسناد در سامانه ثبت آنی و سامانه جامع اطلاعات ثبتی کاری ندارد

ثالثا هدف از ثبت اسناد راجع به املاک را در انتهای ماده بیان کرده است که پس از تکمیل و بهره برداری از نظام جامع املاک هرگاه استعلام ثبتی از سوی نهادهای قانونی لازم شد بصورت الکترونیکی صورت گیرد و پاسخ آن هم الکترونیکی صادر و ارسال شود.

در ماده ۷ همان قانون تنها مقرر شده است که :

ماده ۷- سازمان مکلف است دفا‌تر موضوع قانون ثبت اسناد و املاک و قانون دفا‌تر اسناد رسمی و مقررات مرتبط با آن‌ها را به صورت الکترونیک و به نحوی که صحت، تمامیت، اعتبار و انکارناپذیری آن تأمین شده باشد؛ در زیرمجموعه مرکز داده‌ها، نظام جامع و سامانه‌های مرتبط، ساماندهی و ایجاد کند. همچنین سازمان مکلف است امکان اتصال دفا‌تر اسناد رسمی به سامانه‌های مرتبط مذکور و بهره برداری از آن‌ها را به نحوی که امکان ثبت برخط (آن لاین) اسناد و معاملات و پاسخ آنی و الکترونیک به استعلامات ثبتی ایجاد شود؛ فراهم کند. با ایجاد دفا‌تر الکترونیک مذکور، ثبت در دفا‌تر دست نویس منتفی و دفا‌تر الکترونیک جایگزین دفا‌تر موجود می‌شود.

همانطور که ملاحظه می فرمایید به موجب این ماده سازمان ثبت مکلف است دفاتر املاک و بازداشتی و المثنی و ممنوع المعامله و غیره را که به موجب قوانین و مقررات قبلی بصورت کاغذی و سنتی مکلف بوده در ادارات تابعه خود تامین و استفاده کند را از این پس به صورت الکترونیکی ایجاد و بهره برداری کند تا اسناد راجع به معاملات املاک را که دفاتر قصد دارند بصورت الکترونیک ثبت نمایند بصورت برخط در دفاتر الکترونیک جدید ثبت نماید ونیز بصورت برخط امکان استعلام ثبتی اخرین وضعیت ثبتی املاک از ادارات ثبت و نیز صدور پاسخ استعلام دفترخانه توسط ادارات ثبت فراهم شود.وازاین پس ثبت اسناد راجع به معاملات املاک را در دفاتر کاغذی و سنتی لازم نمی داند و ثبت در دفاتر الکترونیکی را کافی می داند ولی همانطور که ملاحظه می فرمایید این ماده شامل اسناد راجع به اموال منقول و اسنادی که به اموال مربوط نمی شوند و نیز اسناد راجع به عقود و ایقاعات میان اشخاص مثل تعهدنامه و اقرار نامه و رضایت نامه و وکالتنامه راجع به امور غیر مالی و نیز گواهی امضا نمی گردد.

وتنها وظیفه دفاتر اسناد رسمی را ثبت معاملات راجع به املاک و استعلام ثبتی و اخذ پاسخ استعلام قرار داده است

در تبصره ماده ۷ هم مقرر شده است

تبصره ۱- سازمان مکلف است در راستای الکترونیک کردن دفتر ثبت اسناد رسمی، به نحوی برنامه ریزی کند که دفا‌تر اسناد رسمی، نسخه الکترونیک پشتیبان و غیرقابل تغییر کلیه اسنادی را که به وسیله سردفتر از طریق سامانه الکترونیک سازمان تنظیم می‌شود؛ بایگانی کنند. همچنین دفا‌تر اسناد رسمی مکلفند از کلیه اسنادی که در سامانه الکترونیک سازمان تنظیم می‌شود نسخه‌ای چاپی با امضای شخص یا اشخاص ذی ربط به عنوان پشتیبان تهیه و بایگانی کنند.

در این تبصره برای نخستین بار موضوع تنظیم اسناد برخلاف بقیه قوانین مرتبط با سامانه ثبت آنی و الکترونیک اسناد موضوع تنظیم اسناد مطرح شده است.

یعنی علاوه بر ثبت اسناد که به معنای رسمیت دادن به اسناد است مسئله تنظیم اسناد نیز توجه شده است ان هم در قانونی که به موضوع کاداستر مربوط بوده و اصلا هیچ ارتباطی به سامانه ثبت الکترونیک نداشته و با زیرکی این دو ماده در این قانون گنجانده شده است تا به اقدامات فراقانونی قبلی سازمان پوشش داده شود

ولی باید گفت که تنظیم اسناد در این تبصره نیز به سیاق مواد قبلی تنها شامل معاملات و تعهدات راجع به املاک می شود

و مطابق این تبصره هم دفاتر اسنادرسمی تنها موظف به تنظیم اسناد راجع به املاک در سامانه هستند نه سایر اسناد ولذا تنها در هنگام درخواست انجام این نوع معاملات توسط متقاضیان دفاتر باید آنها را در سامانه تنظیم و ثبت کنند ولی این دستور شامل بقیه اسناد رسمی نمی شود و سایر اسناد مشمول قوانین و مقررات قبلی هستند و نیاز به تنظیم و ثبت الکترونیک ندارند.

با این توصیف روشن می شود که رویه سازمان ثبت در اجبار دفاتر اسناد رسمی به تنظیم و ثبت کلیه اسناد در سامانه ثبت آنی برخلاف قانون می باشد

شاید ما سردفتران داریم منصب تاریخی و جایگاه قانونی و شغل رسمی و منیع خود را از دست می دهیم وذره ذره داریم به فنا و زوال نزدیک و نزدیکتر می شویم.

نظام ثبت اسناد در کشور ما از همان آغاز در دوره مشروطیت به دلایل گوناگون مورد خشم و غضب و نفرت دولتمردان و قدرت مندان و سرمایه داران و سوداگران قرار گرفت نظامی حقوقی و قانونی که قرار بود به نظام رسمی پیشگیری و واکسیناسیون امور حقوقی و مالی و معاملاتی کشور مبدل شود و مردم را از مراجعه به دادگاه و پاسگاه خلاص کند دست آخر تنها به یک نظام لوکس و تشریفاتی اختیاری در کنار نظام اسناد عادی بدل شد و کسی پی به ارزشها و جایگاه حقوقی و اجتماعی و اقتصادی و قانونی آن نبرد تا جایی که در این دوره حتی موجودیت و ضرورت و مشروعیت آن انکار شد.

در این میان انتصاب برخی اشخاص بی صلاحیت و بی اصل و نسب به سردفتری نیز مزید بر علت شد دزدان با چراغی که آمدند و تیشه به ریشه این منصب الهی و قانونی و نظام ثبت اسناد رسمی از درون زده و می زنند و بارقه های امید را ازدرون خاموش می کنند.

ولی تحمیل اثر انگشت به سردفتران خادم و عالم و متعهد به سبب برخی اعمال برخی اشخاص معلوم الحال و شناخته شده نادر کالمعدوم مبارزه با معلول تلقی می شود. اگر واقع و در مبارزه با فساد جدی هستیم باید با علت مبارزه کنیم.چرا به اشخاص فاسد ابلاغ سردفتری داده می شود تا به ارتکاب جرایم مشغول شوند؟؟ چرا با آنها بر خورد نمی شود بلکه با بدنه سالم سردفتران مقابله و برخورد فیزیکی و تحقیر آمیز می شود؟؟

همانطور که عرض کردم در باره طرح تحمیلی اخذ اثر انگشت از سردفتران جهت تایید نهایی خدمات ثبتی وجود چند مقدمه ضروری لازم است که به شرح زیر می باشد

۱. اول اینکه حقوق و تکالیف برای کلیه اشخاص تنها به موجب قانون قابل وضع می باشد نه آیین نامه و بخشنامه ولذا اگر تحلیل حقوقی یا مطلبی درج می گردد باید مستند به قانون باشد نه آیین نامه و بخشنامه تا اگر آیین نامه یا بخشنامه با قانون منطبق نمی باشد بدین وسیله آشکار و روشن شود. زیرا هیچ آیین نامه و بخشنامه ای تا مستند به قانون متبوع خود نباشد نمی تواند حقوق و تکالیف جدیدی خلق کند.بخشنامه سازمان اگر مستند به آیین نامه خلاف قانون باشد که عذر بدتر از گناه خواهد بود.پس باید مستند به قانون صادر شده باشد تا مشروعیت یابد.

۲.سازمان ثبت نمی تواند رآسا هیچ تکلیفی برای دفاتر اسناد رسمی ایجاد کند.تنها رئیس سازمان تحت عنوان معاون قوه قضاییه چنین اختیاری را به شرطی دارد که در ابلاغ معاونت رئیس قوه قضاییه چنین اختیاری به ایشان داده باشد.

۳. تبصره های ماده ۱۱ آیین نامه قانون حد نگار براساس مواد ۵ و ۷ و تبصره ماده ۷ تنها در رابطه با تنظیم اسنادراجع به معاملات اموال غیر منقول قابل اجرا هستند و در مورد سایر اسناد دفترخانه به هیچ وجه قابلیت اجرا ندارند. زیرا به تصریح مقررات مزبور سامانه ثبت الکترونیک اسناد تنها اختصاص به تنظیم و ثبت معاملات و تعهدات راجع به اموال غیر منقول دارد و تسری دادن آن به اسناد راجع به اموال منقول و اسناد غیر مالی فاقد وجاهت قانونی است.

بنابراین اقدام سازمان در باره اجبار دفاتر اسنادرسمی به تنظیم و ثبت کلیه اسناد و همچنین انجام گواهی امضا و سایر خدمات ثبتی در سامانه غیر قانونی است نه اینکه تنها اخذ اثر انگشت فقط غیر قانونی باشد.